På en grå og våd fredag i februar begyndte jorden at brænde under formanden for en af Odenses største musikalske foreninger.

Formanden for Odense Øvelokaleforening, Jesper Bøggild-Christensen, fik nemlig et opkald, han nok helst havde været foruden.

I den anden ende af røret var direktøren for Kansas City, Thomas Aarup, der står for foreningens indberetning af medlemstal til kommunen.

I telefonrøret overbragte Thomas Aarup nyheden om, at hele øvelokaleforeningens livsgrundlag var ikke eksisterende.

Siden 2017 har Thomas Aarup nemlig indberettet, at 80 - 90 procent af foreningens omkring 300 medlemmer er under 30 år. 

En aldersgruppe der udløser folkeoplysningsmidler fra Odense Kommune, og som i 2022 gav foreningen over to millioner kroner i støtte.

Den fredag i februar stod det dog klart for Thomas Aarup - og nu også Jesper Bøggild-Christensen - at medlemsopgørelsen, som de to millioner kroner er givet ud fra, næsten ikke kunne være mere forkert.

Onsdag skal By- og Kulturudvalget i Odense Kommune tage stilling til, om Kansas City og Odense Øvelokaleforening skal have en ny slags støtte, der ikke er aldersbetinget. 

Får de ikke den, overlever foreningen formentlig ikke, lyder det fra folkene selv.

Medlemstal er vendt på hovedet

Faktisk viser det sig, at den reelle medlemsfordeling i Odense Øvelokaleforening er diametral modsat af det, som er oplyst til Odense Kommune. 

Det fremgår af en aktindsigt, som TV 2 Fyn har fået i redegørelser og kommunikation mellem parterne og By- og Kulturforvaltningen i kommunen. 

Øvelokaleforeningens revisor har nemlig via et udtræk - indhentet fra en anden medarbejder i Kansas City end Thomas Aarup - kunne konstatere, at kun 21,7 procent af foreningens medlemmer er under 30 år - og dermed tilskudsberettiget. 

Samtidig består langt størstedelen af foreningens medlemmer (71,1 procent) af musikere i alderen mellem 30 og 64 år, som ikke er berettiget til tilskud.

Det skærer godt 1,5 million kroner af foreningens tilskud for 2022. Penge som kommunen kræver tilbagebetalt. 

Her vil for de fleste nok melde sig spørgsmålet: Hvordan kan man regne så meget forkert? 

- Jeg har ikke regnet noget ud. Vi tager et udtræk fra en database, hvor der står et facit til sidst, efter at vi har slettet gamle udmeldte medlemmer. Det facit bliver jeg jo nødt til at gå ud fra, siger Thomas Aarup til TV 2 Fyn.

Men det kan vel også være sket fejl i din håndtering af udtrækket?

- Der er da helt sikkert menneskelige fejl, fordi vi har jo lavet den fejl, at vi ikke har tjekket om systemet er godt nok. Men der er jo masser af it-systemer, som laver fejl, det har vi jo hørt om igen og igen, men vi har først fundet ud af det nu.

Men det, der undrer for en udenforstående, er, at lige pludselig så fungerer systemet, og de rigtige tal kan godt opgøres af revisoren?

- Nej, for systemet fungerer ikke nu. Systemet er forbundet med fejl nu også, siger direktøren.

Men hvordan har man så kunne finde frem til det rigtige tal nu på baggrund af et udtræk fra systemet?

- Det har vi krydstjekket både med revisor, formanden for foreningen og bestyrelsen. Vi har krydstjekket det hele og siger nu, at det der må være den rigtige udgave.

- Men igen, hvis det er databasen der laver fejl, så skal vi jo virkelig ind og krydstjekke. Det har vi gjort 50.000 gange nu. Vi har også haft to revisorer på nu, siger Thomas Aarup.

Han forklarer, at fokus lige nu ligger på at forstå, hvad systemet gør ved medlemstallene. 

I en redegørelse fra øvelokaleforeningens formand, fremgår det, at formanden sammen med et andet bestyrelsesmedlem mødtes med Thomas Aarup kort efter fejlen blev opdaget af revisoren. Her viste Thomas, hvordan han normalt laver et udtræk fra medlemsdatabasen.

Ifølge formanden opdager de der, at det andet bestyrelsesmedlem står registeret som 10 år yngre, end hun reelt er.

Herefter skulle Thomas Aarup også have vist, hvordan han håndterer dataudtrækket. Ifølge formanden er det umiddelbart ikke indlysende, at fejlen sker i Thomas' del af håndteringen.

Medlemstal ikke påvirket af coronakrise

Alderskrisen er dog langt fra den første krise, som øvelokaleforeningen står i.

Under coronakrisen oplevede Odense Øvelokaleforening, at 12 øvelokaler stod tomme, hvilket betød et fald i månedlige indtægter på udlejning af lokaler på omkring 50.000 kroner, oplyser direktøren i Kansas City.

I 2021 malede formanden i øvelokaleforeningen, Jesper Bøggild-Christensen, ligefrem "fanden på væggen", som han selv skriver i sin beretning til det ordinære bestyrelsesmøde i 2023. 

Ja, faktisk gik han så langt som til at erklære øvelokalet for et "døende fortagende" på grund de udeblivende musikere. 

I 2022 diskuterede bestyrelsen også, hvordan foreningen kunne få nye folk ind i de mange tomme lokaler. Møder som direktøren i Kansas City, Thomas Aarup, også var med på.

Krisen er dog svær at spore i de medlemstal, som foreningen har indberettet til kommunen.

I 2020 er der rigtig nok et mindre fald i antal medlemmer på fem procent fra 273 medlemmer i 2019 til 260 medlemmer i 2020, hvor coronaen ramte. 

Allerede i 2021 var foreningen dog igen oppe på medlemstallet fra før corona. 273 medlemmer.

I 2022 var tallet stort set uændret med 271 indberettede medlemmer.

- Jeg kan ikke huske de der tal, siger Thomas Aarup, da TV 2 Fyn forholder ham dem og spørger, hvorfor coronakrisen i foreningen ikke kommer til udtryk i de indberettede tal.

- Men det er jo også der, vi bliver i tvivl, om systemet har sorteret godt nok i udmeldte medlemmer. 

Han forklarer, at en fejl fra kontorerets side har været, at de ikke har været opmærksom på, at der kan have været 100 medlemmer, der har meldt sig ud, og 100 nye medlemmer der har meldt sig ind under corona, uden at kontoret har været opmærksom på deres alder. 

På den måde åbner han også op for, at alderstallene kan have været forkert før 2022.

By- og Kulturforvaltningen har netop bedt revisoren for Odense Øvelokaleforening om at tjekke medlemstallene for coronaårene 2021 og 2020. Undersøgelser som forventes klar snarest, og som kommunen betaler af egen lomme.

- Ingen har pyntet på tallene

I sin redegørelse til forvaltningen gør formanden for Odense Øvelokaleforening det klart, at foreningen ikke kan overleve, hvis ikke kommunen finder anden investering  til foreningen.

Desuden advarer han om, at foreningen har risiko for at trække Kansas City med ned i "konkursens dybe afgrund".

Så Kansas og Odense Øvelokaleforening er jo stærkt afhængige af folkeoplysningsmidlerne indirekte eller direkte. Har I ikke haft stor interesse i, at de her medlemstal har været forkert? 

- Ikke Kansas City. Det eneste vi gør, er, at vi sender en huslejeopkrævning til Odense Øvelokaleforening. Vi har ikke noget at gøre med, hvor meget de får.

Men hvis øvelokaleforening lukker, og de ikke lejer lokaler ved jer, så er I vel også truet?

- Men så har vi jo slet ikke nogen eksistensberettigelse. Hvis der ikke er nogle øvelokaler, hvad så. Vi har ikke nogen interesse i, hvad de får. Vi administrerer det bare for dem.

- Der er ikke nogen, der har personlig gevinst, hvis du hentyder til, at der skulle være fusk og snyd, så har ingen personlige interesser i det, siger direktøren.

Men kan du afvise, at I ikke har pyntet på tallene for foreningens overlevelse?

- Ja, det kan jeg. Der er ikke nogen, der har pyntet på nogle tal, siger Thomas Aarup.

Han peger på, at revisoreren på trods af flere års tjek af regnskabet ikke har opdaget medlemsfejlen før nu. Også Odense Kommune har lavet revision af medlemstallene tidligere uden at finde fejl af betydning.

Desuden opfordrer Thomas Aarup til at vente til onsdagens møde i By- og Kulturudvalget, hvor politikerne skal tage stilling til en helt ny finansering af Kansas City og øvelokaleforeningen. 

- Så må vi tage den derfra, om vi så skal have advokatundersøgelser eller have it-teknikere løbende herude. Vi åbner alle systemerne op for jer, vi har intet at skjule, siger Thomas Aarup.

By- og Kulturforvaltningen har indstillet til politikerne i udvalget, at de skal give afslag på Kansas City og Odense Øvelokaleforenings ønske om ny investering på 1,5 million kroner om året. 

På forhånd har by- og kulturrådmand Søren Windell (K) dog meldt ud, at han ikke synes, at der skal sendes nye penge til Kansas City. Heller ikke Venstre kan se nye tilskudsmuligheder.